Zgłoszenia zewnętrzne

Renata Margalska – Koordynator ds. Obsługi zgłoszeń, tel. 56 62 18 280

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia

• za pośrednictwem bezpiecznej elektronicznej platformy dla sygnalistów pod adresem https://sygnalista.kujawsko-pomorskie.pl
• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Zarządu bądź Sejmiku Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń, z dopiskiem na zewnętrznej stronie koperty „do rąk własnych, zewnętrzne zgłoszenie naruszeń prawa” lub „Koordynator ds. obsługi zgłoszeń”. Przesyłki adresowane w ten sposób nie są otwierane w Biurze Podawczo-Kancelaryjnym

Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie, w szczególności w jej rozdziale 2, o ile miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

• zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane i rozpatrywane przez upoważnionych pracowników do podejmowania działań  następczych,
• w ramach postępowania organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji

Jeżeli zgłoszenie zawiera dane teleadresowe organ w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia organ przesyła sygnaliście informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił odmiennie z wyraźnym wnioskiem lub organ ma uzasadnione podejrzenie, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności i tożsamości sygnalisty. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustaw

Zasady poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

• Dane osobowe i informacje przetwarzane w ramach systemu zgłaszania naruszeń prawa i ich rozpatrywania podlegają ochronie poufności, w tym dane sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, a także świadków i innych osób, których dane występują w związku z realizacją Procedury.
• Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób, o których mowa w ust. 1.
• Dane osobowe dotyczące Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
• Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
• Wszelkie przypadki nieuprawnionego ujawnienia danych osób, o których mowa w ust. 1, powinny być niezwłocznie zgłaszane inspektorowi danych osobowych, zgodnie z klauzulą informacyjną stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze.
• Przyjmuje się, iż dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, są jako nadmiarowe usuwane w terminie 14 dni od ich pozyskania.

Zasady przetwarzania danych osobowych
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonywaniu zgłoszeń oraz świadków naruszeń prawa
Zgodnie z art. 13 Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem 2016/679, uprzejmie informujemy, iż:

• Administratorem Pani/Pan danych osobowych jest Województwo Kujawsko-Pomorskie – Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń, reprezentowany przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
• Urząd działa przez przedstawicieli administratora danych osobowych, zgodnie ze strukturą organizacyjną.
• W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych proszę kontaktować się z inspektorem ochrony danych – iod@kujawsko-pomorskie.pl.
• W ramach przyjmowania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych są przetwarzane następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne i dane kontaktowe.
• Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z sygnalizowaniem naruszenia prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679.
• W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące uprawnienia: prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Dane osobowe i pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane będą przez okres 3 lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
• Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom i zostaną zachowane w poufności. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy dane osobowe będą musiały zostać ujawnione uprawnionym podmiotom w związku z weryfikacją lub przekazaniem zgłoszenia, jednak za wyraźnym przyzwoleniem sygnalisty, w trybie określonym przez obowiązujące przepisy prawa.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

• Przez działania następcze należy rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych i inne.  
• Koordynator, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazuje sygnaliście na adres do kontaktu informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań lub o przyczynach niepodjęcia działań następczych.
• W szczególnie skomplikowanych przypadkach Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty  przed upływem terminu, o którym  mowa w pkt. 2.
• W przypadku niepodania przez sygnalistę adresu do kontaktu obowiązek, o którym mowa w pkt. 2, nie jest realizowany.

Środki ochrony prawnej i służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

• Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
• Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
• Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, można skorzystać z poufnej porady upoważnionego pracownika. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń pod nr tel. 56 62 18 280.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

• Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
• W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
• Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych
Zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy, u którego doszło do naruszenia prawa, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu - przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
 

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może zgłosić się  każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym.
Link do strony: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich 

Wzór formularza zgłoszenia naruszenia dostępny na poniższych stronach: