Projekt DARKERSKY4CE - zapytanie ofertowe na opracowanie dokumentu pod nazwą: „Ponadnarodowa strategia - przyszłość ciemnego nieba w Europie Środkowej”

DOCXZał_2_Formularz ofertowy.docx (256,25KB)
PDFZapytanie_Ofertowe_ Strategia_Darkersky4CE.pdf (220,10KB)
DOCXZał_1_SOPZ_Strategia_Darkersky4CE.docx (260,54KB)
DOCXZał_3_doświadczenie.docx (257,30KB)
DOCXZał_4_personel.docx (257,49KB)
 

Toruń, dnia 21 lutego 2025 r.

ZAMAWIAJĄCY:

Województwo Kujawsko-Pomorskie

87-100 Toruń, Plac Teatralny 2

Z A P Y T A N I E    O F E R T O W E

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego zaprasza do przedstawienia oferty na opracowanie dokumentu pod nazwą: „Ponadnarodowa strategia - przyszłość ciemnego nieba w Europie Środkowej”
w ramach projektu DARKERSKY4CE, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Europa Środkowa.

1. Postanowienia ogólne:

Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania o cenę, której wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty poniżej 30 000 EURO (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. z 2015r. poz. 2164 z poz. zm.)

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego
(SOPZ – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia).

3. Termin realizacji:

Przewidywany czas opracowania Koncepcji: marzec 2025 – marzec 2026

4. Warunki świadczenia usługi:

Zadanie realizowane będzie zgodnie z:

1. SOPZ (Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia) – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
2. Metodyką prac, przedstawioną przez Wykonawcę jako załącznik do oferty.

5. Warunki udziału w postępowaniu – kryteria dostępowe:

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał się wiedzą i doświadczeniem oraz zespołem projektowym (personelem), posiadającym wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe konieczne do wykonania zadania.

Doświadczenie zostanie opisane w załączniku „Doświadczenie Wykonawcy”, stanowiącym element oferty (załącznik nr 3), natomiast kwalifikacje zespołu projektowego w załączniku „Wykaz osób”, stanowiącym element oferty (załącznik nr 4).

Wiedza i doświadczenie Wykonawcy:

Wykonał w okresie ostatnich pięciu (5) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej:

1. Jedno opracowanie przedstawiające stan i dynamikę zmian zanieczyszczenia światłem nocnego nieba na poziomie co najmniej regionalnym,
2. jedną kampanię społeczną dotyczącą podnoszenia świadomości społecznej o zanieczyszczeniu światłem nocnego nieba,
3. jedną udokumentowaną opinię lub ekspertyzę odnośnie strategii rozwoju produktu astroturystycznego lub obszaru ciemnego nieba.

Zespół projektowy (eksperci kluczowi):

1. Kierownik projektu: jedna osoba, posiadająca co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w realizacji projektów strategicznych i wdrożeniowych, w tym projektów międzynarodowych oraz stosowne wykształcenie w zakresie zarządzania projektami,
2. Ekspert ds. środowiska: osoba posiadająca co najmniej wykształcenie wyższe II stopnia (magister) z zakresie nauk przyrodniczych i pokrewnych, posiadająca co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert opracowała lub uczestniczyła w opracowaniu zaleceń dotyczących ograniczenia zanieczyszczenia światłem, dokumentacji lub publikacji naukowych dotyczących wpływu zanieczyszczenia światłem na organizmy,
3. Ekspert ds. astroturystyki: jedna osoba posiadająca co najmniej wykształcenie wyższe II stopnia (magister), udokumentowaną wiedzę i co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie realizacji obserwacji astronomicznych lub realizacji kampanii pomiarowych służących typowaniu obszarów do realizacji aktywności astroturystycznej, oraz autorstwo w publikacjach naukowych z zakresu astroturystyki i/lub tematyki ochrony obszarów ciemnego nieba,
4. Ekspert ds. pomiarów i technik oświetleniowych: jedna osoba posiadająca co najmniej wykształcenie wyższe II stopnia (magister) w zakresie nauk inżynieryjno-technicznych lub pokrewnych oraz co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie realizacji pomiarów oświetlenia zewnętrznego realizowanych różnymi metodami, która jest autorem ekspertyz lub opracowań naukowych dotyczących oświetlenia zewnętrznego.
5. Ekspert ds. realizacji konsultacji społecznych: jedna osoba posiadająca co najmniej wykształcenie wyższe II stopnia (magister), co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie realizacji projektów społecznych bądź współpracy z organizacjami pozarządowymi lub w zakresie realizacji zadań administracji samorządowej dotyczących zagospodarowania przestrzennego oraz opracowania materiałów edukacyjnych dotyczących racjonalnej polityki oświetleniowej w praktyce.

Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, zatrudnionych osobach, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków.

Wykonawca jest zobowiązany udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów/osób do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów w celu wykonania zamówienia.

Zamawiający dopuszcza powierzenie poszczególnych elementów wykonania zamówienia podwykonawcom. Podwykonawcom tym nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie, skierowane do Zamawiającego. Odpowiedzialność za należyte wykonanie zamówienia spoczywa wyłącznie na Wykonawcy.

Weryfikacja kryteriów dostępowych zostanie przeprowadzona na podstawie dokumentów potwierdzających wykształcenie i doświadczenie. Podane wymogi określają minimalne doświadczenie ekspertów kluczowych.

Przewiduje się przyznanie dodatkowych punktów w przypadku większego udokumentowanego doświadczenia ekspertów kluczowych. Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących informacji zawartych w ofercie w wyznaczonym prze siebie czasie. Niespełnienie ww. warunków skutkować będzie wykluczeniem z postępowania.

6. Sposób i elementy przygotowania oferty:

Oferta musi być przygotowana na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oferta musi zawierać:

1. Dane Wykonawcy.
2. Cenę netto i brutto wykonania zadania (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku).
3. Poprawnie wypełnione załączniki do umowy, wskazujące na doświadczenie Wykonawcy (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego) oraz wykaz osób – personelu kluczowego, który zostanie zaangażowany do realizacji zadania (załącznik nr 4 do zapytania ofertowego), wraz z dokumentami potwierdzającymi doświadczenie Wykonawcy i kwalifikację personelu kluczowego.
4. Metodykę prac, zaproponowaną przez Wykonawcę i podlegającą ocenie.
5. Pełnomocnictwo, jeżeli oferta podpisana jest przez pełnomocnika, lub dokumenty, pozwalające na zweryfikowanie upoważnienia przedstawiciela Wykonawcy do podpisania oferty.
6. Podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.

7. Kryteria oceny oferty:

Wykonawca powinien zaproponować autorską metodykę realizacji zadania, która podlega ocenie na etapie wyboru oferty, podobnie jak kwalifikacje personelu kluczowego.

Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie następującymi kryteriami, z uwzględnieniem odpowiednich współczynników wag (znaczenia wyrażonego w %) dla tych kryteriów oraz maksymalnej ilości punktów, jaką może otrzymać oferta za dane kryterium:

1. Cena (C) – 60% (60 pkt.)
2. Metodyka prac (M) – 20% (20 pkt.)
3. Dodatkowe doświadczenie personelu Wykonawcy (D) – 20% (20 pkt.)

Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert:

Ad. 1) Cena oferty brutto (C)

1. Zamawiający przyzna maksymalną liczbę 60 pkt. ofercie Wykonawcy z najniższą ceną brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z formularzem Oferta, stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 
2. Liczba punktów przyznanych pozostałym ofertom Wykonawców zostanie obliczona zgodnie z następującym wzorem i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku:

                                            cena oferty z najniższą ceną

C = ----------------------------------------------- x maksymalna liczba punktów (60 pkt.)

                                                cena oferty badanej

Ad. 2) Metodyka prac (M)

1. Zamawiający przyzna od 0 do 20 punktów za metodykę realizacji zadania, zaproponowaną przez Wykonawcę.
2. Metodyka stanowić musi załącznik do formularza ofertowego i opisana w języku polskim.
3. Brak załączonej metodyki oznacza przyznanie za to kryterium 0 pkt.
4. Każda oferta otrzyma punktację od 0 do 20 punktów w oparciu o kryteria szczegółowe oceny metodyki:

1. Struktura i zakres dokumentu strategii oraz zakres danych objętych analizą (M1: 0 pkt.-brak struktury; 1-2 pkt. - struktura dokumentu nie jest jasno określona, zakres analizowanych danych jest ogólnikowy i nieuzasadniony; 3-4 pkt. - poprawnie zdefiniowana struktura dokumentu, logiczny podział treści, adekwatny zakres analizowanych danych, choć bez pełnego uzasadnienia doboru; 5 pkt. - klarowna, logiczna i kompleksowa struktura dokumentu strategii, dokładnie określony i uzasadniony zakres danych objętych analizą, dostosowany do celów projektu);
2. Organizacja pracy grup roboczych (M2: 0 pkt. - brak planu organizacji pracy grup roboczych; 1-2 pkt. - opis organizacji grup roboczych jest ogólny, bez wskazania ról, harmonogramu działań czy mechanizmów współpracy, 3-4 pkt.  - dobrze opracowany plan organizacji pracy grup roboczych, określenie ról i podziału zadań, 5 pkt - kompleksowy i szczegółowy plan organizacji grup roboczych, jasny podział ról, skuteczne mechanizmy współpracy, monitorowania postępów i weryfikacji wyników pracy);
3. Dobór narzędzi i metod niezbędnych do opracowania strategii (M3: 0 pkt. - brak opisu narzędzi i metod pracy, 1-2 pkt. - dobór narzędzi i metod jest przypadkowy, niekompletny lub niedostosowany do realizacji strategii, 3-4 pkt. - trafnie dobrane narzędzia i metody, adekwatne do opracowania strategii, ale bez szczegółowego opisu ich zastosowania, 5 pkt. - starannie dobrane, nowoczesne i skuteczne narzędzia oraz metody, kompleksowy opis ich zastosowania i uzasadnienie wyboru w kontekście realizacji strategii);
4. Ryzyka / zagrożenia związane z realizacją zadania oraz sposób ich minimalizacji i zapobiegania (M4: 0 pkt. - brak identyfikacji ryzyka i działań zapobiegawczych, 1-2 pkt. - ogólnikowe podejście do ryzyka, bez konkretnych strategii ich minimalizacji, 3-4 pkt. dobrze opracowana analiza ryzyka, wskazanie możliwych problemów, ale bez szczegółowych metod zaradczych, 5 pkt. - pełna analiza ryzyka, szczegółowe strategie minimalizacji zagrożeń i mechanizmy ich zapobiegania, dostosowane do specyfiki realizowanego zadania).

Ad. 3) Doświadczenie kluczowego personelu Wykonawcy (D)

1. W ramach kryterium (D) punktowane będzie doświadczenie najważniejszego personelu Wykonawcy ponad wymagany próg minimalny, określony w ramach warunków udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający przyzna za to kryterium od 0 do 20 punktów.
3. Zamawiający wymaga podania w załączniku do oferty „wykaz osób” (załącznik nr 4):

1. Imienia i nazwiska eksperta, którego doświadczenie będzie podlegało ocenie w obrębie danego kryterium oceny oferty;
2. Informacji dotyczących posiadanych uprawnień/wykształcenia oraz stażu pracy i doświadczenia projektanta/eksperta.

4. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą dokumentów potwierdzających (np. referencje, poświadczenia), że wskazana osoba spełnia wymogi doświadczenia dla drugiego i kolejnych dokumentów, podlegających ocenie.
5. W przypadku wskazania tylko jednego dokumentu dla danego eksperta (warunek minimalny udziału w postępowaniu) wymagane jest jedynie oświadczenie.
6. Punkty za kryterium (D) zostaną przyznane wg następujących zasad (osobno dla każdego kryterium szczegółowego), łącznie od 0 pkt do 20 pkt.:

1. Doświadczenie eksperta ds. środowiska (D1): od 0 do 5 pkt;
2. Doświadczenie eksperta ds. astroturystyki (D2): od 0 do 5 pkt;
3. Doświadczenie eksperta ds. pomiarów i technik oświetleniowych (D3): od 0 do 5 pkt;
4. Doświadczenie eksperta ds. realizacji konsultacji społecznych: (D4) od 0 do 5 pkt.

7. Kryteria szczegółowe D1-D3 oceniane będą w następujący sposób:

1. Wykazane w ofercie doświadczenie w przygotowaniu jednego dokumentu wymaganego dla danego eksperta – 0 pkt;
2. Wykazane w ofercie doświadczenie w przygotowaniu dwóch dokumentów wymaganych dla danego eksperta – 3 pkt;
3. Wykazane w ofercie doświadczenie w przygotowaniu trzech (lub więcej) dokumentów wymaganych dla danego eksperta – 5 pkt.

8. Oferta Wykonawcy, który poda w ofercie informacje dotyczące kryteriów szczegółowych oceny oferty D1-D4 w inny sposób niż określony w specyfikacji lub w sposób niepełny otrzyma 0 pkt. w obrębie danego podkryterium.

8. Termin i sposób składania ofert:

Ofertę (wraz z załącznikami) składać należy drogą elektroniczną na adres:

W terminie do dnia 28 lutego 2022 r. godz. 10:00

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

9. Kontakt w sprawie oferty:

Informacji w sprawie oferty udziela się drogą mailową. Zapytania należy przesłać na adres:

10. Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1: SOPZ – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
2. Załącznik nr 2: Formularz oferty
3. Załącznik nr 3: Doświadczenie Wykonawcy
4. Załącznik nr 4: Wykaz osób