Zapytanie ofertowe na kompleksową organizację misji gospodarczej dla 11-osobowej grupy w terminie 08-12 października br. w ramach udziału w Targach Autotech Egypt 2026 w Kairze

ZAPYTANIE OFERTOWE
na kompleksową organizację misji gospodarczej dla 11-osobowej grupy w terminie 08-12 października br. w ramach udziału w Targach Autotech Egypt 2026 w Kairze (Arabska Republika Egiptu), które odbędą się w dniach 9-11 października 2026
w ramach realizacji projektu pn. „Promocja gospodarki regionalnej”.

Postępowanie nie podlega ustawie z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173, 1235, z 2026 r. poz. 252.) Prawu zamówień publicznych zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 1 ww. ustawy.

I. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja misji gospodarczej dla 11-osobowej grupy przedsiębiorców oraz przedstawicieli Departamentu Rozwoju Gospodarczego do Kairu (Arabska Republika Egiptu), w terminie 8–12 października 2026 r., w związku z udziałem w międzynarodowych targach Autotech Egypt 2026, w ramach misji gospodarczej realizowanej z projektu pn. „Promocja gospodarki regionalnej”, współfinansowanym ze środków programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021–2027, Priorytet FEKP.01 „Fundusze Europejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu”, Działanie FEKP.01.03 „Wsparcie MŚP”. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego, stanowiącego integralną część zapytania ofertowego.

Kody CPV:

63511000-4 Usługi biur podróży i podmiotów turystycznych i obsługi turystycznej

63510000-7 Usługi biur podróży i podobne,

63000000-9 Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży,

60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego.

1. Postanowienia ogólne:
   1) Zleceniobiorca zobowiązuje się do kompleksowej organizacji misji gospodarczej  dla 11-osobowej grupy przedsiębiorców oraz przedstawicieli Departamentu Rozwoju Gospodarczego, w tym w szczególności zapewnienie transportu krajowego i międzynarodowego, zakwaterowania, transferów lokalnych, ubezpieczenia podróżnego oraz wszelkich innych usług organizacyjnych niezbędnych do prawidłowej realizacji misji gospodarczej i udziału uczestników w targach Autotech Egypt 2026, zgodnie z zapisami SOPZ stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
   2) Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji (w tym danych osobowych uczestników danego wyjazdu) i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia.
   3) Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcy najpóźniej 5 dni przed rozpoczęciem wyjazdu ostateczną listę uczestników wraz z danymi niezbędnymi do zakupienia ubezpieczenia oraz zakwaterowania uczestników wyjazdu.
   4) Zleceniobiorca zobowiązany jest do informowania Zleceniodawcy o istotnych szczegółach organizacyjnych dotyczących wyjazdu.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: zgodny z Załącznikiem nr 1.
3.  Sposób prezentacji ofert:

Oferta powinna być sporządzona wg wzoru oferty stanowiącego Załącznik 2 do niniejszego zapytania oraz zawierać oświadczenie wg wzoru zgodnie z Załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania. Wszystkie dokumenty wchodzące w skład oferty składanej przez Zleceniobiorcę w toku postępowania powinny być podpisane oraz opieczętowane lub opatrzone podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych. Wszystkie zmiany i skreślenia dokonane w ofercie (poprawienia własnych pomyłek) muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Zleceniobiorcę wraz z pieczęcią. Zleceniobiorca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zleceniobiorca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zleceniodawca otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert.

II. Kryteria wyboru oferty:

1. Ocena ofert
   1) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (suma punktów) w kryteriach cena i usytuowanie hotelu.
   2) Sposób obliczania punktów w kryterium cena (PC):

Zleceniobiorca może uzyskać max 60 pkt.

gdzie PC oznacza ilość punktów w kryterium cena

          3) Sposób obliczania punktów w kryterium usytuowanie hotelu (PH):

Zleceniobiorca może uzyskać 20 pkt. lub 40 pkt., tj.:

- 20 pkt. – jeżeli Zleceniobiorca wskaże hotel w odległości od 10 do 20 km od miejsca odbywania się Targów;

- 40 pkt. – jeżeli Zleceniobiorca wskaże hotel w odległości do 10 km od miejsca odbywania się Targów.

          4) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (suma punktów) w kryteriach cena oraz usytuowanie hotelu.

PBO = PC+PH

gdzie:

PBO – łączna liczba punktów przyznana badanej ofercie (BO)

PC  – kryterium cenowe: liczba punktów (C), 60% (max 60 pkt.)

PH – Kryterium usytuowania hotelu: liczba punktów (H), 40% (max 40 pkt.).

         5) W przypadku, jeśli dwóch lub więcej Zleceniobiorców uzyska taka samą liczbę punktów Zleceniodawca wezwie tych Zleceniobiorców do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Zleceniobiorcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach.

         6) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny.

         7) Warunkiem zakwalifikowania się do oceny merytorycznej będzie załączenie dokumentów, referencji, potwierdzających realizację co najmniej 2 zamówień w ciągu ostatnich 3 lat, odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu (Załącznik nr 3).

III. Forma płatności i finansowanie:

1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zlecenia.
2. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 4 ust. 2 Umowy, podpisanym przez Strony.
3. Zleceniobiorca oświadcza, że wystawi fakturę dokumentującą realizację niniejszej Umowy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
4. Faktura zostanie wystawiona na Województwo Kujawsko-Pomorskie jako nabywcę (Podmiot 2) Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń, NIP 956-19-69-536, natomiast odbiorcą/podmiotem dodatkowym (Podmiot 3) jest Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń, NIP 956-19-45-671.
5. Wystawiona przez Wykonawcę faktura w polu faktury ustrukturyzowanej „Element Warunki Transakcji” będzie wskazywać datę zawartej Umowy oraz jej numer.
6. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy

IV. Termin składania ofert:

Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres:  do dnia 31 lipca 2026 r. godz. 9:00. Oferty przesłane po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zleceniodawcy, a nie data jej wysłania.

V. Termin realizacji umowy:

08-12 października 2026 r.

VI. Termin składania ofert:

1. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Zleceniobiorcy, którzy:
   1) są uprawnieni do wykonywania określonej działalności,
   2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także potencjał techniczny,
   3) znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia,
   4) nie otwarto ich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
   5) nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie,
   6) złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowy, Załącznik nr 2, oświadczenie Zleceniobiorcy — Załącznik nr 3).
3. Zleceniodawca dokona oceny formalnej spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia /nie spełnia, poprzez sprawdzenie czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania czy zostało załączone oświadczenie Zleceniobiorcy stanowiące Załącznik nr 3 (weryfikacja formalna oferty, w tym jej kompletność i zgodność z załączonymi wzorami) oraz czy zostały załączone dokumenty (referencje) potwierdzające realizację co najmniej 2 zamówień w ciągu 3 lat, odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu. Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami będzie skutkowało wykluczeniem Zleceniobiorcy z udziału w postępowaniu.
4. Zleceniodawca dokona oceny merytorycznej oferty biorąc pod uwagę, czy Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać cały zakres zamówienia opisane w Załączniku nr 1.  Zleceniodawca nie przewiduje udzielania zamówienia w podziale na części. Zleceniobiorca, który nie będzie w stanie zrealizować któregokolwiek z działań wymienionych w Złączniku nr 1 zostanie odrzucony.
5. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny.
6. Zleceniobiorca oświadcza, że nie podlega wykluczeniu na podstawie 7 ust.1 ustawy z dnia 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835) oraz nie znajduje się na liście podmiotów podlegających wykluczeniu.
7. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotowi powiązanemu ze Zleceniodawcą osobowo lub kapitałowo.
8. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Departamentem Rozwoju Gospodarczego, Adam Sroka, tel. 56  652 18 90 albo e-mail: a.sroka@kujawsko-pomorskie.pl

VII. Ochrona danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń;
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu jest Pan Andrzej Narolewski, kontakt:  
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia na kompleksową organizację wyjazdu 11 osobowej grupy w terminie 08-12 października br. w ramach udziału w Targach Autotech Egypt 2026 w Kairze (Egipt) w ramach realizacji projektu pn. „Promocja gospodarki regionalnej”

VIII. Załączniki:

PDFZałącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.pdf (677,87KB)
DOCXZałącznik nr 2 Formularz Ofertowy.docx (66,47KB)
DOCXZałącznik nr 3 Oświadczenie Zleceniobiorcy.docx (66,18KB)

PDFZapytanie ofertowe.pdf (1,65MB)