Uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w ramach działalności gospodarczej regulowanej

Departament Organizacyjny Archiwum Zakładowe

W terminie 7 dni od daty wpływu poprawnie wypełnionego wniosku oraz oświadczeń

Małgorzata Piniarska Pok. 119,

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń Biuro Podawczo-Kancelaryjne

tel. (56) 62 18 258

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Departament Organizacyjny Archiwum ZakładowePlac Teatralny 2, 87-100 Toruń, pokój 119

1. Wniosek przedsiębiorcy zawierający następujące dane:
• firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
• numer w rejestrze przedsiębiorców;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP);
• imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
• określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
• określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
• oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
 nie ma zaległości podatkowych
 nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społeczny
 nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.

2. Oświadczenie:
"Oświadczam, że:
• dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
• znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".
Oświadczenie powinno również zawierać:
• firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania;
• oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
• podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia
i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
3. Opłata skarbowa.

• Za dokonanie wpisu do rejestru działalności regulowanej – opłata skarbowa 616,00 zł z chwilą złożenia wniosku, • Od zmiany wpisu do rejestru działalności regulowanej - jeżeli dotyczy ona rozszerzenia działalności o której mowa powyżej - 50% stawek określonych od wpisu. • Za wydanie zaświadczenia o wykreśleniu z rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych - opłata skarbowa 17,00 zł z chwilą złożenia wniosku o wykreślenie, • Za wydanie zaświadczenia o zmianie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych - opłata skarbowa w wysokości 17,00 zł z chwilą złożenia wniosku o zmianie. Organem podatkowym właściwym w sprawach opłaty skarbowej jest wójt (burmistrz, prezydent miasta).

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą służy stronie odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Toruniu. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Działalność w zakresie przechowywania akt osobowych i płacowych  może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Warunkami wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania są :

posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji,
posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem,
zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców – (Dz.U. 2024 poz. 236)
ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej – (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111)