Wyjaśnienia do zapytania ofertowego z dnia 21 lutego 2025 r. na opracowanie dokumentu pod nazwą: „Ponadnarodowa strategia - przyszłość ciemnego nieba w Europie Środkowej” w ramach projektu DARKERSKY4CE, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Europa Środkowa

PDFDARKERSKY4CE-AF-WP2.pdf (763,94KB)
PDFWyjaśnienia do zapytania ofertowego z dnia 21 lutego 2025 r.pdf (328,63KB)
PDFDARKERSKY4CE-AF-TG.pdf (414,74KB)
 

Wyjaśnienia do zapytania ofertowego z dnia 21 lutego 2025 r. na opracowanie dokumentu pod nazwą: „Ponadnarodowa strategia - przyszłość ciemnego nieba w Europie Środkowej” w ramach projektu DARKERSKY4CE, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Europa Środkowa:

1. Pracę ilu grup roboczych ma koordynować zespół wykonujący strategię?
   Zgodnie z zapisami w „Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia”, Wykonawca skoordynuje pracę jednej grupy roboczej (WP2:WG2) Natomiast odniesienie do „organizacji pracy grup roboczych” w opisie oceny metodyki dotyczy sposobu, w jaki Wykonawca planuje organizację prac w ramach tej jednej grupy, np. podziału zadań czy sposobu komunikacji. W ramach WP2 działają 3 grupy robocze. Wykonawca ma skoordynować prace drugiej z nich (WG2: Transforming Dark Skies Into A Sustainable Growth Asset For Tourism). Jednocześnie może uczestniczyć w spotkaniach pozostałych grup roboczych, aby być na bieżąco z postępem prac.
2. Dostęp do aplikacji projektu DARKERSKY4CE oraz wytycznych dla grup roboczych:
   Na obecnym etapie Zamawiający nie przewiduje udostępniania aplikacji projektowej. Dokumenty projektowe zostaną udostępnione wykonawcy po podpisaniu umowy. Zamieszczamy jednak fragment aplikacji, dotyczący Pakietu Roboczego 2 (WP2), który powinien być wystarczającym do kompleksowego przygotowania oferty.
3. Czy jest możliwe wcześniejsze udostępnianie raportów cząstkowych, skoro prace nad strategią mają się zakończyć w marcu 2026? Zamawiający planuje udostępnienie raportów końcowych po ich ukończeniu w listopadzie 2025 r., jednakże ich pierwsze (robocze) wersje mogą być dostępne już we wrześniu -październiku 2025 r. Dodatkowo, jak wskazano Wykonawca może uczestniczyć w spotkaniach wszystkich grup roboczych, aby być na bieżąco z postępem prac.
4. W załączniku 3 „Doświadczenie Wykonawcy” jest konieczność wykazania się doświadczeniem z okresu ostatnich 3 lat, natomiast na ogłoszeniu na stronie internetowej wcześniej przytaczanej jest informacja, że doświadczenie ma dotyczyć ostatnich 5 lat – prosimy o doprecyzowanie jaki okres jest wymagany. Obowiązującym okresem, w którym Wykonawca powinien wykazać wymagane doświadczenie, jest ostatnich 5 lat, zgodnie z informacją podaną w zapytaniu ofertowym. Załącznik nr 3 („Doświadczenie Wykonawcy”) zostanie w tym zakresie doprecyzowany w ramach wyjaśnień dla wszystkich potencjalnych oferentów.
5. W załączniku 3 „Doświadczenie Wykonawcy” jest konieczność podania informacji o podstawie dysponowania doświadczeniem oraz, że doświadczenie może być oddane przez inny podmiot. Czy taka informacja ma mieć formę oświadczenia czy umowy pomiędzy podmiotami? Czy istnieje formularz takiego oddania doświadczenia do dyspozycji przez inny podmiot? Czy oddający doświadczenie podmiot to może być osoba fizyczna? Wykonawca może powołać się na doświadczenie innego podmiotu, jeśli ten podmiot zobowiąże się do oddania swoich zasobów do dyspozycji na potrzeby realizacji zamówienia. Może to nastąpić poprzez stosowne oświadczenie lub umowę. Zamawiający nie przewiduje specjalnego formularza na tę okoliczność – wykonawca powinien samodzielnie przygotować dokument potwierdzający możliwość korzystania z doświadczenia innego podmiotu. Podmiotem oddającym doświadczenie może być zarówno firma, jak i osoba fizyczna prowadząca działalność w danym zakresie.
6. W załączniku 4 „Wykaz osób” jest konieczność podania informacji o podstawie do dysponowania. Czy taka informacja ma mieć formę oświadczenia czy umowy np. wolontariatu? Informacja o podstawie do dysponowania personelem powinna mieć formę dokumentu potwierdzającego zaangażowanie danej osoby w realizację zamówienia – może to być oświadczenie, umowa cywilnoprawna lub inna forma współpracy, np. umowa wolontariacka, jeśli ma zastosowanie.

7. W dokumencie „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia” w punkcie 2 „Zakres i formuła opracowania dokumentu” podpunkcie 5 litera b jest informacja „charakterystyka kluczowych dokumentów i polityk na poziomie lokalnym, regionalnym, krajowym i międzynarodowym (UE)”. Czy dotyczy to tylko Państw biorących udział projekcie – partnerów - Austria, Niemcy, Polska, Słowenia, Węgry, Włochy? Charakterystyka kluczowych dokumentów i polityk na poziomie lokalnym, regionalnym, krajowym i międzynarodowym powinna obejmować w szczególności kraje biorące udział w projekcie (Austria, Niemcy, Polska, Słowenia, Węgry, Włochy). Jednak w kontekście międzynarodowym mogą zostać uwzględnione również inne dokumenty i polityki UE oraz istotne globalne wytyczne dotyczące redukcji zanieczyszczenia światłem.

8. W dokumencie „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia” w punkcie 2 „Zakres i formuła opracowania dokumentu” podpunkcie 5 litera e jest informacja: „grupy docelowe i zaangażowanie interesariuszy”. Czy grupy te zostały określone/wskazane w głównym projekcie DARKERSKY4CE, jeśli tak, to prosimy o udostępnienie takich informacji. Grupy docelowe i lista interesariuszy zostaną określone w trakcie prac WP2G2. Zamawiający publikuje jednak fragment Aplikacji Projektowej, w którym jest mowa o grupach docelowych.
9. Jak liczyć lata wykazywane w doświadczeniu oraz doświadczeniu zespołu? Czy okres ostatnich pięciu (5) lat przed upływem terminu składania ofert to od 2020 czy od 2021? oraz czy okres ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert to od 2022 czy od 2023 roku? Bardzo prosimy o wskazanie. Okres ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert należy liczyć od 2020 roku (tj. od dnia 28 lutego 2020 r. do dnia składania ofert w 2025 r.). Okres ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert należy liczyć od 2022 roku (tj. od dnia 28 lutego 2022 r. do dnia składania ofert w 2025 r.).

10. W kryteriach oceny jest zapis „Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą dokumentów potwierdzających (np. referencje, poświadczenia), że wskazana osoba spełnia wymogi doświadczenia dla drugiego i kolejnych dokumentów, podlegających ocenie". Czy dokument potwierdzający dla publikacji naukowej to pdf takiej publikacji, pierwsza strona czy link do artykułu na stronie wydawcy? czy doświadczenie zawodowe może być w postaci oświadczenia członka zespołu? Dokumenty potwierdzające doświadczenie:

• Publikacje naukowe – akceptowane formy potwierdzenia obejmują:

• pełny plik PDF publikacji lub jej pierwszą stronę z widocznymi informacjami bibliograficznymi (tytuł, autorzy, nazwa wydawnictwa),
• link do artykułu na oficjalnej stronie wydawcy lub w bazach naukowych (np. DOI);

• Doświadczenie zawodowe – może być potwierdzone w formie:

• referencji od pracodawcy lub zamawiającego usługę,
• poświadczenia wykonania danej pracy, np. umowy lub protokołu odbioru,
• oświadczenia członka zespołu, jeśli nie ma innych dokumentów, pod warunkiem, że jest ono rzetelnie sporządzone i zawiera szczegółowe informacje dotyczące zakresu doświadczenia.