Zapytanie ofertowe na wykonanie usługi wsparcia eksperckiego w ramach projektu CARES (Interreg Europa)

    Toruń, dnia 20.08.2024 r.

Zamawiający:

Województwo Kujawsko-Pomorskie

Plac Teatralny 2

87-100 Toruń

Zapytanie ofertowe

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, zaprasza do przedstawienia oferty o wartości poniżej 130 000 zł netto na wykonanie usługi wsparcia eksperckiego w zakresie recenzji dobrych praktyk projektu CARES (Interreg Europa), oceny możliwości wdrożenia rozwiązań i pomysłów w dokumentach oraz projektach strategicznych Województwa, a także opracowania mapy drogowej dla rozwoju usług teleopieki i telemedycyny w regionie.

1. Przedmiot zamówienia

1. Recenzja dobrych praktyk zidentyfikowanych w ramach projektu CARES, będących w posiadaniu Zamawiającego (łącznie ok. 25-30 dobrych praktyk w j. angielskim),
   z zakresu innowacyjnych usług teleopieki i telemedycyny w regionach partnerskich,
   w celu oceny i adaptacji poznanych rozwiązań zagranicznych, w tym:

1. przygotowanie metodyki pracy,
2. ocena możliwości zaimplementowania wybranych elementów dobrych praktyk (instrumenty polityki, projekty, funkcjonowanie instytucji), z uwzględnieniem kontekstu regionalnego i specyfiki działań Zamawiającego,
3. przeprowadzenie konsultacji z kluczowymi interesariuszami regionalnymi, w celu uzyskania opinii na temat proponowanych adaptacji oraz ocena ich realnego wpływu na grupę docelową projektu (kontakt drogą elektroniczną, telefoniczną i spotkanie stacjonarne, jeśli niezbędne),
4. przygotowanie raportu podsumowującego, z zestawieniem proponowanych wdrożeń i rekomendacji,
5. wsparcie eksperckie Zamawiającego w zakresie prezentacji wyników recenzji podczas spotkań z partnerami projektu (5 spotkań online, j. angielski) oraz regionalnymi interesariuszami (3 spotkania stacjonarne).

2. Opracowanie mapy drogowej rozwoju usług teleopieki i telemedycyny w regionie, na podstawie dobrych praktyk zidentyfikowanych w ramach projektu CARES, ukierunkowanej na poprawę kluczowych instrumentów polityki, w tym prezentującej możliwości wdrożenia rozwiązań i pomysłów w dokumentach i projektach strategicznych Województwa. Dokument powinien obejmować w szczególności:

1. harmonogram realizacji mapy drogowej, obejmujący etapy planowania, wdrażania oraz monitorowania postępów i inne elementy uzgodnione z partnerami projektu,
2. metodologię zaangażowania decydentów i interesariuszy regionalnych w procesie wdrażania rozwiązań,
3. informację nt. zaangażowanych polityk i projektów strategicznych, w tym m.in. w ramach Funduszy Europejskich dla Kujaw i Pomorza 2021-2027,
4. informację nt. dobrych praktyk i zakresu i wdrożenia, 
5. cele, priorytety i kierunki działań oraz niezbędne środki do zaangażowania.

3. Bieżąca współpraca z Zamawiającym, obejmująca m.in.:

1. cykliczne spotkania online, telefoniczne lub w siedzibie zamawiającego (minimum raz w miesiącu),
2. prezentację wyników prac i sprawozdania z realizacji zadań,
3. aktywny udział w 2 międzynarodowych seminariach tematycznych w charakterze eksperta, organizowanych przez projekt CARES (razem 4 godziny, online, j. angielski),
4. udział w czterech zagranicznych wizytach studyjnych w charakterze eksperta, organizowanych w ramach projektu CARES (po 2 dni spotkań, w Danii, Włoszech, Hiszpanii oraz Chorwacji). Koszt udziału (przejazd, zakwaterowanie, ubezpieczenie) w wizycie w Danii, która odbędzie się w dniach 13-14 listopada 2024 r., pokrywa Zamawiający. Koszty udziału w wizytach na terenie Włoch, Hiszpanii i Chorwacji, zaplanowanych na rok 2025, pokrywa Wykonawca,
5. konsultacje i doradztwo w zakresie zleconych zadań, w tym pomoc w rozwiązywaniu problemów oraz wprowadzaniu niezbędnych korekt.

2. Przykładowy opis dobrej praktyki stanowi załącznik do powyższego zapytania ofertowego.
3. Wykonawca przedmiotu zamówienia powinien płynnie posługiwać się j. angielskim.
4. Przewidywany okres realizacji przedmiotu zamówienia: wrzesień 2024 – listopad 2025.
5. Informacje o projekcie CARES

Projekt CARES (Teleopieka dla starzejącej się Europy), koordynowany przez Województwo Kujawsko-Pomorskie w ramach Programu Interreg Europa, zakłada współpracę władz publicznych w celu wymiany doświadczeń i poprawy kluczowych dokumentów polityki na rzecz powszechnego wykorzystania usług teleopieki i telemedycyny. Dzięki dobrym praktykom, wspólnym warsztatom z udziałem ekspertów oraz wizytom studyjnym partnerzy zyskają wiedzę nt. nowoczesnych rozwiązań cyfrowych dla poprawy standardów opieki nad osobami starszymi i zyskają możliwość uruchomienia poznanych rozwiązań w swoich regionach.

CARES skupia się rozwijaniu 3 obszarów tematycznych:

1. Zwiększenie dostępności osób starszych do usług teleopieki i telemedycyny na obszarach peryferyjnych i trudnodostępnych;
2. Powszechne wykorzystanie innowacyjnych narzędzi cyfrowych, umożliwiających skuteczny monitoring i diagnostykę medyczną osób starszych;
3. Zwiększenie potencjału instytucjonalnego i wykształconej kadry medycznej na rzecz nowych, ulepszonych usług opiekuńczych i medycznych.

6. Rodzaje i opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

1. Wykonawca oświadcza, że składając ofertę ma w swoim zespole osobę lub zatrudni do realizacji usługi osobę lub osoby posiadające wykształcenie wyższe oraz co najmniej 5 letnie doświadczenie w zakresie usług wsparcia eksperckiego ds. wdrażania rozwiązań e-zdrowia, w tym teleopieki i/lub telemedycyny.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje osobą biegle władającą językiem angielskim, która weźmie udział w spotkaniach opisanych w punkcie 1 „Przedmiot zamówienia”. Spotkania te będą prowadzone w języku angielskim i obejmują zarówno sesje online, jak i stacjonarne.
3. Zamawiający zastrzega możliwość weryfikacji ww. doświadczenia.
4. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych i ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów /osób do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia.
5. Zamawiający dopuszcza powierzenie poszczególnych elementów zamówienia Podwykonawcom. Podwykonawcom tym nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie skierowane do Zamawiającego. Odpowiedzialność za należyte wykonanie zamówienia spoczywa wyłącznie na Wykonawcy.
6. Zamawiający może żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.
7. Wymagania dot. dokumentów formalnych: posiadanie aktualnego odpisu z właściwego rejestru – na podstawie załączonego aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

7. Kryteria wyboru oferty

1. Cena: 100%. Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cena brutto oferty najtańszej

---------------------------------------- x 100% x 100 pkt (waga kryterium) = liczba punktów

Cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę.
   1. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w określonym przez niego terminie ofert dodatkowych.
   2. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
   3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień określonych przez Zamawiającego.
   4. Zamawiający poprawi omyłki w ofercie zgodnie z przepisami w art. 87 ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. O poprawieniu omyłek Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta zostanie poprawiona.
   5. Zamawiający dokona wyboru oferty Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Prawo Zamówień Publicznych, opisie przedmiotu zamówienia oraz zawiera najniższą cenę.

8. Forma płatności i finansowanie:

1. Zamawiającym jest Województwo Kujawsko-Pomorskie, w imieniu którego działa Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
2. Wykonawca otrzymuje wynagrodzenie ryczałtowe.
3. Zapłata za wykonanie przedmiotu zapytania nastąpi po podpisaniu umowy i wykonaniu usługi, na podstawie wystawionej faktury. Faktura zapłacona zostanie przelewem na wskazane konto bankowe, w terminie 14 dni od dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego.
4. Za nieterminowe lub niewłaściwe wykonywanie przez Wykonawcę Wsparcia, określonych w specyfikacji, Zamawiający ma prawo naliczyć Wykonawcy kary umowne w wysokości określonej w umowie na wykonanie zadania.
5. Wyłączone z kar są sytuacje losowe / nieprzewidziane, które wystąpiły bez winy / zaniechania Wykonawcy, lub w wyniku działania siły wyższej. W takich sytuacjach Wykonawca jest obowiązany do dopełnienia obowiązków / zadań w najbliższym, możliwym terminie.
6. W przypadku wyczerpania przez Wykonawcę wartości wynagrodzenia ryczałtowego, będzie on zobowiązany do realizacji w okresie trwania umowy pozostałego zakresu usługi bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia.
7. Wszelkie skutki nierzetelnego lub niestarannego skalkulowania przedmiotu zamówienia obciążają Wykonawcę.
8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie, prawa pokrewne oraz prawa zależne do treści powstałych w wyniku realizacji umowy bez ograniczeń i na wszystkich polach eksploatacji.
9. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, z projektu CARES (Interreg Europa).

9. Termin związania z ofertą:

Termin związania z ofertą upływa po 30 dniach od daty terminu składania ofert.

10. Miejsce, sposób i termin składania ofert:

Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail: lpcares@kujawsko-pomorskie.pl do dnia 26.08.2024 r. do godz. 18:00. Oferty przesłane po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Oferta powinna zawierać następujące elementy:

1. Formularz ofertowy
2. Opis doświadczenia Wykonawcy

12. Informacje dodatkowe:

1. Informacja o wyborze Wykonawcy zostanie przekazana droga mailową.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy bez podawania przyczyny.

13. Załączniki:

1. Wzór formularza ofertowego,
2. Wzór formularza „Doświadczenie Wykonawcy”,
3. Przykładowy opis dobrej praktyki.

14. Warunki realizacji zamówienia:

1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot niniejszego zapytania ofertowego było dokonane zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia z dnia 11 września 2019 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, 1720).
2. W przypadku jakichkolwiek pozostałych pytań uprzejmie prosimy o przesyłanie ich drogą elektroniczną na adres:

DOCXZałącznik_1_formularz_ofertowy_CARES_ekspert_dobrepraktyki.docx (57,20KB)
DOCXZałącznik_2_doświadczenie_CARES_ekspert_dobrepraktyki.docx (57,56KB)
PDFPrzykład dobrej praktyki -Tel-e-dent.pdf (250,73KB)
PDFZapytanie ofertowe_wsparcie eksperckie w zakresie recenzji dobrych praktyk projektu CARES.pdf (380,02KB)